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はじめに
教員が保護者向けの案内文を作成する際に、生成AIを活用することができます。
学校行事や保護者会などの案内文を作成することがあると思います。新型コロナウイルス感染症の流行当初は、緊急で保護者向けの連絡が必要になったこともあったでしょう。 このページでは、そのようなときに生成AIを活用して文書のたたき台を作成する方法を紹介します。
今回は個人面談の案内文を作成する例を取り上げ、モデルとしてはChatGPT-4o miniを使いました。
実際のやりとり
プロンプト
小学校の先生が保護者に個人面談のお知らせをするという設定で、以下のようなプロンプトを入力しました。
あなたは小学校の先生です。 保護者向けの個人面談の案内文を作成してください。 ＃条件 ・保護者への案内文にふさわしい丁寧な言葉遣いにしてください ・個人面談の目的を明記してください ・個人面談の日時を明記してください
出力
以下は保護者向けの個人面談の案内文の例です。
保護者の皆様へ
平素より大変お世話になっております。〇〇小学校の△△です。
このたび、保護者の皆様とお子様の教育についてお話しする機会を設けたく、個人面談を実施いたします。面談の目的は、お子様の学習状況や生活面での様子を共有し、今後の支援方法について意見交換を行うことです。
個人面談の日時 日時: ○月○日（曜日）
時間: 午前○時～午後○時
ご都合の良い時間帯をお知らせいただければ幸いです。面談は約30分程度を予定しております。
お忙しい中とは存じますが、お子様の成長を共に支えるために、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
何かご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお知らせください。
心よりお待ち申し上げております。
敬具
△△（担任の名前）
〇〇小学校
電話番号: 〇〇〇-〇〇〇〇
メール: 〇〇〇@〇〇〇〇.com
ご希望に合わせて、日時や内容を調整してください。
プロンプト
出力された面談の目的を修正します。
・子供の学校での様子を保護者に伝えること ・保護者から子供の学校生活について不明点や懸念点があれば相談してもらうこと を目的に加えた上で、もう一度出力してください
出力
以下の内容で修正いたしました。
保護者の皆様へ
平素より大変お世話になっております。〇〇小学校の△△です。
このたび、保護者の皆様とお子様の教育についてお話しする機会を設けたく、個人面談を実施いたします。面談の目的は、以下の通りです。
- お子様の学校での様子を保護者の皆様にお伝えすること
- 保護者の皆様からお子様の学校生活についての不明点や懸念点をお伺いし、相談していただくこと
個人面談の日時
日時: ○月○日（曜日）
時間: 午前○時～午後○時
ご都合の良い時間帯をお知らせいただければ幸いです。面談は約30分程度を予定しております。
お忙しい中とは存じますが、お子様の成長を共に支えるために、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
何かご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお知らせください。
心よりお待ち申し上げております。
敬具
△△（担任の名前）
〇〇小学校
電話番号: 〇〇〇-〇〇〇〇
メール: 〇〇〇@〇〇〇〇.com
この内容で問題がなければ、ぜひご活用ください。
プロンプト
出力された形式が想定と違ったため、修正します。
目的は箇条書きではなく、自然な形で文章に織り交ぜてください
出力
以下のように修正いたしました。
保護者の皆様へ
平素より大変お世話になっております。〇〇小学校の△△です。
このたび、保護者の皆様とお子様の教育についてお話しする機会を設けたく、個人面談を実施いたします。この面談では、お子様の学校での様子をお伝えするとともに、保護者の皆様からお子様の学校生活についての不明点や懸念点をお伺いし、相談していただくことを目的としております。
個人面談の日時
日時: ○月○日（曜日）
時間: 午前○時～午後○時
ご都合の良い時間帯をお知らせいただければ幸いです。面談は約30分程度を予定しております。
お忙しい中とは存じますが、お子様の成長を共に支えるために、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
何かご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお知らせください。
心よりお待ち申し上げております。
敬具
△△（担任の名前）
〇〇小学校
電話番号: 〇〇〇-〇〇〇〇
メール: 〇〇〇@〇〇〇〇.com
この形でいかがでしょうか？
使った感想
- 短いプロンプトの割には出来の良い出力が得られました。想定と違った箇所は対話の中で修正すれば最終的には自分のイメージに近いものが出来上がります。
- 個人面談のような定期的な行事の案内文であれば、前回作った文書を微修正した方が早い可能性があります。初めて開催するイベントの案内文など、すぐに利用できるテンプレートがないときに生成AIを使うのが賢いかもしれません。
注意点
- 出力の言い回しが不自然だったり保護者向けの案内文にふさわしくなかったりすることがあるため、完成の前に必ず自分の目で確かめましょう。